PDF in ZUGFeRD umwandeln, Ihr Layout bleibt unverändert
Ihre Rechnungen entstehen als PDF, in Word, im Rechnungsprogramm oder in der Branchensoftware, Ihr Kunde verlangt aber eine E-Rechnung? Laden Sie das PDF hoch. Die KI liest die Rechnungsdaten aus, Sie prüfen sie in der Rechnungsmaske, und wir betten den E-Rechnungs-Datensatz nach EN 16931 in genau Ihr PDF ein.
So wird aus Ihrem PDF eine E-Rechnung
Die Registrierung ist kostenlos, 10 Vorgänge sind gratis, ohne Kreditkarte. Absender und Bankverbindung hinterlegen Sie einmal im Profil.
Unter „Eigenes PDF konform machen“ laden Sie die fertige Rechnung hoch, bis 15 MB. Ausgelesen werden die ersten 5 Seiten. Auch eingescannte Rechnungen werden erkannt, die Qualität hängt vom Scan ab.
Die KI liest Empfänger, Positionen, Beträge und Steuersätze aus und öffnet damit die gewohnte Rechnungsmaske. Sie kontrollieren und ergänzen, bevor etwas entsteht.
Beim Erstellen wird der E-Rechnungs-Datensatz (ZUGFeRD, EN 16931) in Ihr PDF eingebettet. Das Ergebnis sieht aus wie Ihr Original und ist zugleich maschinenlesbar.
Die fertige E-Rechnung laden Sie herunter oder versenden sie direkt aus der Plattform, sie liegt außerdem im Archiv Ihres Kontos. Zur Gegenkontrolle können Sie sie kostenlos prüfen.
Was Sie wissen sollten
Ihr PDF bleibt Ihr PDF
Wir erzeugen kein neues Layout, sondern betten den Datensatz in das hochgeladene PDF ein. Logo, Schrift und Aufbau bleiben, wie Sie sie gestaltet haben.
ZUGFeRD ist Factur-X
Das Ergebnis ist eine ZUGFeRD-Rechnung nach EN 16931, in Frankreich heißt dasselbe Format Factur-X. Unternehmen in Deutschland müssen E-Rechnungen in diesem Format seit 2025 empfangen können.
PDF in XRechnung umwandeln?
Eine XRechnung ist reines XML und enthält kein PDF, Ihr Layout kann darin also nicht vorkommen. Verlangt ein Auftraggeber eine XRechnung, etwa eine Behörde, erstellen Sie sie in der Rechnungsmaske mit dem Format XRechnung. Die Daten übernimmt der KI-Import aus dem kopierten Rechnungstext.
Verarbeitung in der EU
Zur Texterkennung geht das PDF an Mistral AI in Frankreich und verlässt die EU nicht. Bei uns liegt es nur bis zum Erstellen der Rechnung, höchstens 4 Stunden.
Ohne Word-Vorlage und Siegel
Mit eigenem PDF entfallen die Funktionen, die das Layout selbst gestalten: Word-Vorlage und Echtheitssiegel mit QR-Code. Beides gibt es, wenn die Rechnung in der Plattform entsteht.
Aus Excel oder CSV statt PDF
Liegen die Daten als Tabelle vor, ist der Datei-Import schneller: viele Rechnungen auf einmal, Vorschau vorab, alle PDFs als ZIP. Mehr dazu unter E-Rechnung aus Excel und CSV.
Typische Fallen beim Umwandeln
Kennwortgeschütztes PDF
Ein gesperrtes PDF lässt sich nicht verarbeiten. Entsperren Sie es vor dem Hochladen oder exportieren Sie es erneut, etwa als PDF/A.
Angaben auf späteren Seiten
Ausgelesen werden die ersten 5 Seiten. Steht etwa Skonto oder die Bankverbindung weiter hinten, ergänzen Sie es in der Maske, sie weist darauf hin.
Unscharfer Scan
Bei schlechten Scans liest die KI Zahlen falsch oder gar nicht. Prüfen Sie Beträge und Steuersätze in der Maske besonders genau.
Umbenennen reicht nicht
Ein PDF wird nicht dadurch zur E-Rechnung, dass man es anders nennt oder per E-Mail schickt. Entscheidend ist der eingebettete Datensatz. Ob er drin ist, zeigt die kostenlose Prüfung.
Preis
Das Auslesen eines PDFs kostet 10 Credits, das Erstellen der Rechnung 1 Credit oder ist im Monatstarif enthalten. Nach der Registrierung sind 10 Vorgänge gratis. Danach zahlen Sie pro Vorgang, das kleinste Paket kostet 9,00 EUR netto für 100 Credits.
Häufige Fragen: PDF in ZUGFeRD umwandeln
Kann ich ein PDF kostenlos in ZUGFeRD umwandeln?
Zum Start ja: Nach der Registrierung sind 10 Vorgänge gratis, ohne Kreditkarte. Danach kostet das Auslesen 10 Credits und das Erstellen 1 Credit, ohne Abo-Zwang.
Bleibt mein Rechnungslayout erhalten?
Ja. Der E-Rechnungs-Datensatz wird in Ihr hochgeladenes PDF eingebettet, Aussehen und Aufbau bleiben unverändert.
Kann ich ein PDF in eine XRechnung umwandeln?
Eine XRechnung ist eine reine XML-Datei ohne PDF. Sie erstellen sie in der Rechnungsmaske mit dem Format XRechnung, die Daten Ihrer Rechnung übernimmt dabei der KI-Import aus dem kopierten Text. Ihr PDF-Layout gehört bei einer XRechnung naturgemäß nicht dazu.
Funktioniert das auch mit eingescannten Rechnungen?
Ja, die Texterkennung liest auch Scans. Je schärfer der Scan, desto zuverlässiger das Ergebnis. Prüfen Sie Beträge und Steuersätze in der Maske, bevor Sie die Rechnung erstellen.
Wohin wird mein PDF übertragen?
Zur Texterkennung an Mistral AI in Frankreich, es verlässt die EU nicht. Bei uns liegt es nur bis zum Erstellen der Rechnung, höchstens 4 Stunden, danach wird es gelöscht.
Muss ich dafür eine Software installieren?
Nein. Alles läuft im Browser, es gibt nichts herunterzuladen. Für Entwickler gibt es zusätzlich eine REST-API.