XRechnung erstellen, ohne XML-Kenntnisse
Ihr Auftraggeber ist eine Behörde, eine Kommune oder ein öffentliches Unternehmen und verlangt eine XRechnung? Füllen Sie die Rechnung im Formular aus, tragen Sie die Leitweg-ID ein, und Sie erhalten eine XRechnung als XML-Datei, vor der Auslieferung mit dem offiziellen KoSIT-Validator geprüft.
So erstellen Sie eine XRechnung
Nach der Registrierung sind 10 Vorgänge gratis, ohne Kreditkarte. Im Profil hinterlegen Sie einmal Absender, Bankverbindung, E-Mail-Adresse und Telefonnummer, die XRechnung verlangt beides vom Rechnungssteller.
In der Rechnungsmaske stellen Sie das Format auf XRechnung. Empfänger und Positionen geben Sie ein wie bei jeder Rechnung, Stammdaten aus Ihren Geschäftspartnern werden übernommen.
Die Leitweg-ID Ihres Auftraggebers kommt in das Feld „Leitweg-ID“, bei Partnern können Sie sie dauerhaft in der Partnerakte hinterlegen. Ist ein Partner als öffentlicher Auftraggeber markiert, weist die Maske schon vor dem Erzeugen auf eine fehlende Leitweg-ID hin.
Vor der Auslieferung prüft der offizielle KoSIT-Validator die XRechnung. Besteht sie die Prüfung nicht, entsteht keine Rechnung, nichts wird abgebucht, und Sie sehen, welche Angabe fehlt.
Die fertige XML-Datei laden Sie herunter und reichen sie so ein, wie Ihr Auftraggeber es vorgibt, meist über sein Rechnungseingangsportal. Eine Kopie liegt im Archiv Ihres Kontos.
Was Sie über die XRechnung wissen sollten
Reines XML, kein PDF
Die XRechnung ist die deutsche Ausprägung der europäischen Norm EN 16931 und besteht nur aus strukturierten Daten. Eine Ansicht wie beim PDF gibt es nicht, der Empfänger liest die Datei mit seiner Software.
Die Adresse in der Verwaltung
Die Leitweg-ID (Feld BT-10, Buyer reference) ordnet die Rechnung der zuständigen Stelle zu. BT-10 ist bei jeder XRechnung Pflicht (Regel BR-DE-15). Ihr Auftraggeber nennt sie Ihnen, meist steht sie in der Bestellung oder im Vertrag.
Mehr als bei einer gewöhnlichen Rechnung
Zusätzlich zu den üblichen Angaben verlangt die XRechnung E-Mail-Adresse und Telefonnummer des Rechnungsstellers, eine elektronische Adresse des Empfängers und Zahlungsangaben mit IBAN. Die Maske fragt das vor dem Erzeugen ab.
XRechnung 3.0
Erzeugt wird XRechnung 3.0 in der Syntax CII, geprüft mit den hinterlegten offiziellen KoSIT-Prüfszenarien. Die Kennung steht im XML im Feld BT-24.
Per Import oder API
Im Datei-Import und über die Schnittstelle stellen Sie das Profil auf xrechnung. Dort entsteht ein PDF mit eingebettetem XRechnung-XML, das reine XML ohne PDF liefern die Rechnungsmaske und /v1/cii. Einzelheiten stehen in der Dokumentation.
XRechnung kostenlos prüfen
Eine XRechnung aus einem anderen Programm prüfen Sie ohne Konto im XRechnung-Validator, mit den verletzten Regeln im Klartext.
Häufige Gründe für eine Ablehnung
Leitweg-ID fehlt oder ist falsch
Ohne Leitweg-ID scheitert die Rechnung an BR-DE-15, mit einer falschen landet sie bei der falschen Stelle. Übernehmen Sie die ID genau aus der Bestellung.
Kontaktdaten des Rechnungsstellers fehlen
Telefon und E-Mail des Ansprechpartners sind Pflicht (BR-DE-2, BR-DE-5 bis BR-DE-7). Hinterlegen Sie sie einmal im Profil.
Zahlungsangaben fehlen
Die XRechnung verlangt, wie bezahlt werden soll (BR-DE-1). Mit IBAN im Profil ist das erfüllt.
PDF statt XML eingereicht
Ein PDF, auch mit Rechnungsdaten darin, ist keine XRechnung. Reichen Sie die XML-Datei ein, es sei denn, der Auftraggeber nimmt ausdrücklich ZUGFeRD an.
Preis
Eine XRechnung kostet wie jede Rechnung 1 Credit oder ist im Monatstarif enthalten. Nach der Registrierung sind 10 Vorgänge gratis. Scheitert die Prüfung, wird nichts abgebucht. Danach zahlen Sie pro Vorgang, das kleinste Paket kostet 9,00 EUR netto für 100 Credits.
Häufige Fragen: XRechnung erstellen
Kann ich eine XRechnung kostenlos erstellen?
Zum Start ja: Nach der Registrierung sind 10 Vorgänge gratis, ohne Kreditkarte. Danach kostet eine Rechnung 1 Credit, ohne Abo-Zwang.
Wo bekomme ich die Leitweg-ID?
Von Ihrem öffentlichen Auftraggeber. Sie steht meist in der Bestellung, im Vertrag oder in den Rechnungshinweisen der Behörde. Fragen Sie im Zweifel dort nach, raten Sie sie nicht.
Brauche ich für die XRechnung eine Software?
Nein. Sie erstellen die XRechnung im Browser, es gibt nichts zu installieren und Sie brauchen keine XML-Kenntnisse.
Kann ich meine XRechnung vor dem Einreichen prüfen?
Das geschieht automatisch: Jede XRechnung wird vor der Auslieferung mit dem offiziellen KoSIT-Validator geprüft. Eine XRechnung aus einem anderen Programm prüfen Sie kostenlos im XRechnung-Validator.
Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?
Die XRechnung ist reines XML und das übliche Format gegenüber Behörden. ZUGFeRD ist ein PDF mit eingebettetem XML, für Menschen und Maschinen lesbar, und im Geschäftsverkehr verbreitet. Beide beruhen auf EN 16931.
Kann ich eine XRechnung aus einem vorhandenen PDF erstellen?
Die Daten ja, das Layout nicht, denn eine XRechnung hat keins. Kopieren Sie den Text der Rechnung in den KI-Import, die Daten landen in der Rechnungsmaske, und Sie wählen das Format XRechnung.